edM das Planungs-, Verwaltungs- und Controlling Tool für Bildungsdienstleister

Bildungsdienstleister müssen täglich eine Flut von Daten und Informationen bewältigen: Kerndaten zu Lehrdienstleistungen wie Lehrgängen, Kursen, Maßnahmen, Seminaren, Trainings bzw. Workshops; Anforderungen, Wünsche und Interessen von Sponsoren; Personaldaten und Kompetenzen von internen und externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern; Stammdaten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern; etc. Dazu müssen sie Dokumente sicher und zentral archivieren, sie schnell wiederfinden und Schnittstellen nutzen.
Viele Anforderungen – eine Lösung: Unser Education-Management-System (edM) vereinfacht und beschleunigt die Management-, Geschäfts- und Support-Prozesse von Bildungsdienstleistern. Es automatisiert wiederkehrende Aufgaben, unterstützt bei der Qualitätskontrolle und erleichtert die Eingabe, Pflege und Übertragung von Daten.

Moderne Verwaltung

QM-System

Transparenz

edM FEATURES

edM bietet eine Vielzahl an Features um den Herausforderungen, die sich einer modernen Bildungseinrichtung stellen, gerecht zu werden.

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Automatische Abrechnung

Zahlungsavise für externe Dozenten. Rechnungen an Auftraggeber und Einzelteilnehmer. Export nach DATEV. Übernahme der Zahlungseingänge aus DATEV.

Automatische Abrechnung

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eKlassenbuch

Mobile Erfassung von Teilnehmeranwesenheit und Prüfungsergebnissen, Dozentenstunden und Unterrichtsinhalten.

eKlassenbuch

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Finanzen und Controlling

SOLL-IST Vergleiche (Umsätze Teilnehmer). Tagesaktueller Überblick über Umsatzbeteiligungen. Statistiken und Kennzahlen.

Finanzen und Controlling

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Kursplanung

Automatische Prüfung der Anforderungen eines Kurses bezüglich Fachaufteilung, Dozentenqualifizierung und Platzangebot.

Kursplanung

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Schnittstellen

DATEV, Zeiterfassung, Fahrschuhlprogramm, Kursdaten und Anmeldung Internet, Stundenpläne per SMS/E-Mail.

Schnittstellen

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Workflow Management

Definition von Pflichtdokumenten und Aufgaben individuell für jeden Kurs. Vollständigkeitskontrolle kann Zeit- oder Ereignisgesteuert sein.

Workflow Management

ANWENDUNGSBEREICHE

Jeder Anwendungsbereich hat seine besonderen Facetten. edM hat sich erprobt viele Herausforderungen flexibel zu lösen. Dank der modularen Struktur von edM kann das System flexibel erweitert und skaliert werden.

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Bildungswerk

Das Bildungswerk ist eine Institution welches jedes Semester Kurse aus unterschiedlichen Bereichen anbietet (Z.B.Sport, Kultur, geförderte Eltern-Kind Kurse). Ein Export des Kursangebots für die Erstellung eines Programmheftes
als Printmedium ist verfügbar. Dozenten können über das eKlassenbuch Teilnehmerlisten sowie Ihren persönlichen Stundenplan abrufen.

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Fahrschule

Kurse in denen ein Führerschein erworben werden kann, stellen durch die Mischung aus Praxis und Theorie eine besondere Herausforderung dar. Die Fahrstunden werden durch einen Fahrschulmanager erfasst. Durch eine Schnittstelle zu
dem Vogel-Fahrschulmanager wird die doppelte Datenerfassung vermieden und erlaubt eine integrierte Abrechnung von Fahrstunden.

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Geförderte Maßnahmen

Geförderte Maßnahmen müssen zertifiziert werden und haben eine erhöhte Dokumentationspflicht. Solche Maßnahmen können über mehrere Jahre andauern und bedürfen eine Überwachung der Anwesenheit der Teilnehmer. edM unterstützt den
Zertifizierungsprozesses. Der modulare Aufbau von Kursen ist möglich sowie die Verwaltung von Praktikumsplätzen. edM unterstützt die Erstellung von angeforderten Auswertungen durch maßgeschneiderte PDF-Dokumente.

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Offene Ganztagsschule

Nach Ende der Regelschulzeit findet eine Betreuung statt. Die Kosten für Betreuung und Mittagessen werden monatlich sowohl Eltern als auch fördernden Institutionen in Rechnung gestellt. Es werden, durch viele Dozenten, AGs an verschiedenen
Standorten angeboten, welche durch ein browsergestütztes Klassenbuchsystem erfasst und abgerechnet werden.

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Seminare

Ein Seminar kann ein oder mehrere Termine umfassen. Diese werden entweder von Firmen gebucht oder als offene Veranstaltung angeboten. Eine automatische Kennzeichnung von Teilnehmern für Fortbildungs- und Auffrischungsseminare ist
möglich. Teilnehmer können sich selbst über das Internet für das Seminar anmelden.

Frequently Asked Questions

Hier finden Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum educationManager. Nicht fündig geworden? Zögern Sie nicht, uns anzurufen oder eine E-Mail zu senden!

Zum Kontaktformular

Ja, mit HCL Notes, wie es seit Juli 2019 heißt, lassen sich auch E-Mails verschicken. Aber die sog. "Groupware" kann noch viel mehr. Hinter Notes & Domino verbirgt sich eine äußerst leistungsfähige Plattform zur Entwicklung von Unternehmensapplikationen. Schwerpunkte liegen dabei in den Bereichen Customer Relationship Management (CRM), Workflows sowie interaktive Web-Anwendungen, also einigen der Kernfunktionen von educationManager.

Auch wenn wir empfehlen, IBM Notes auch für E-Mail und Kalenderfunktionen einzusetzen, so ist dies jedoch nicht verpflichtend. Wie gewohnt kann Microsoft Outlook (oder ein anderes Produkt) für die E-Mail Kommunikation verwendet werden. Dabei haben Sie alternativ auch die Möglichkeit, den Outlook-Client mit Domino Mail zu verbinden.

Der educationManager ist eine Schablone, auf deren Basis wir für und mit unseren Kunden die endgültige Implementierung vornehmen. Neben der einmaligen Lizenz fallen für eDM selbst keine weiteren regelmäßigen Kosten an.

Da jedoch einige Standardprodukte wie bspw. Microsoft Windows, HCL Notes, GFI FlowGate Teil der Lösung sind, können hier je nach Lizenzmodell jährlich die sog. "Software-Maintenance" fällig werden. Sollten Sie sich für ein Hosting-Modell entscheiden, werden diese Kosten in der Regel in die monatlichen Betriebskosten der Server eingerechnet, so dass keine separate Berechnung stattfindet.

Um educationManager in Ihrem Unternehmen einsetzen zu können, gibt es verschiedene Varianten der Installation und des Betriebs. Neben einer klassischen Installation der Software auf (evtl. vorhandenen) Servern und Arbeitsplätzen in ihrem Netzwerk, bieten wir zwei Hostingalternativen an:

  • Cloud-Hosting im GFI-Rechenzentrum
    educationManager und alle benötigten Module werden auf einem virtuellen Server im Rechenzentrum der GFI in Düsseldorf installiert. Anstelle der Installation von des Notes-Clients auf ihren Arbeitsplatz-PCs wird eine Terminalsitzung auf einem vorbereiteten System im GFI-Rechenzentrum eröffnet. Dort finden ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine perfekt eingerichtete Arbeitsumgebung mit allen benötigten Programmen vor.

    Der Hauptvorteil für Sie als Kunden besteht darin, dass Sie sich nicht mit unbekannten Software-Komponenten auseinandersetzen müssen und die Systeme optimal durch GFI gewartet und mit den notwendigen Updates versorgt werden.
  • "On-Premise"-Hosting
    Auf den ersten Blick scheinen sich "On-Premise" (also im Haus) und "Hosting" zu widersprechen. De facto handelt es sich dabei um eine Mischung aus gehostetem Betrieb und In-House Aufstellung.

    In der Praxis stellt GFI Ihnen als Kunden die benötigte Server-Hardware und Software zur Verfügung. Diese wird bei Ihnen vor Ort ins Netzwerk eingebunden und von GFI komplett administriert.

    Sie haben dabei die Wahl, ob nur der Anwendungsserver oder auch die benötigten Arbeitsplätze als Terminalserver bereitgestellt werden.

Die Unternehmenslösung eDM wurde mit Hilfe der seit vielen Jahren bewährten und zuverlässigen Entwicklungsplattform HCL Notes/Domino (vormals: Lotus Notes bzw. IBM Notes/Domino) entwickelt. Für den Betrieb werden benötigt:

  • Domino Server (Windows oder Linux)
  • Notes Clients (Verwaltungsarbeitsplätze mit Windows oder MacOS)

Die mobilen Applikationen wurden für Android Tables wie bspw. das SAMSUNG Galaxy Tab entwickelt. Für die Anbindung der mobilen Endgeräte werden benötigt:
  • GFI FlowGate Server (setzt auf HCL Domino Server auf)
  • Microsoft SQL-Server oder SQL Express

Die genauen Spezifikationen, insbesondere Angaben über die Leistungsfähigkeit benötigter Hardware hängen stark von der Anzahl der zu erwartenden Benutzer und Datenmengen ab. Bei der Planung und Aufbau der benötigten IT-Infrastruktur unterstützen wir Sie gerne.

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