Bildungsdienstleister müssen täglich eine Flut von Daten und Informationen bewältigen: Kerndaten zu Lehrdienstleistungen wie Lehrgängen, Kursen, Maßnahmen, Seminaren, Trainings bzw. Workshops; Anforderungen, Wünsche und Interessen von Sponsoren; Personaldaten und Kompetenzen von internen und externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern; Stammdaten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern; etc. Dazu müssen sie Dokumente sicher und zentral archivieren, sie schnell wiederfinden und Schnittstellen nutzen.
Viele Anforderungen – eine Lösung: Unser Education-Management-System (edM) vereinfacht und beschleunigt die Management-, Geschäfts- und Support-Prozesse von Bildungsdienstleistern. Es automatisiert wiederkehrende Aufgaben, unterstützt bei der Qualitätskontrolle und erleichtert die Eingabe, Pflege und Übertragung von Daten.
Das Teilnahmemanagement ermöglicht die zentrale Verwaltung der Kontaktdaten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern und die Abwicklung aller teilnahmespezifischen Anforderungen:
Das Personalmanagement ermöglicht die zentrale Verwaltung von internen und externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Dies beinhaltet:
Aufgaben und Pflichtdokumente können pro Kurs Typ auf Kurs- oder Teilnehmer-Ebene definiert werden: Die vordefinierten Aufgaben werden zum richtigen Zeitpunkt automatisch erstellt. Anhand der vorliegenden Daten (Kurs- und Teilnehmer-Stammdaten sowie Daten aus dem eKlassenbuch) werden Pflichtvorgänge womöglich automatisch erstellt .
Die erstellten Vorgaben sind im weiteren Verlauf innerhalb des Veranstaltungs- bzw. Teilnehmerdokuments zu sehen. Es werden täglich E-Mails mit Links zu offenen Aufgaben oder fehlenden Pflichtvorgängen generiert und versendet.
Der Zeitpunkt der Erstellung von Aufgaben und die Prüfung von Pflichtvorgängen kann flexibel gestaltet werden.
Die sorgfältige Planung eines Lehrgangs ist nur der erste Schritt zur Gewährleistung eines optimalen Arbeitsprozesses. Während der Laufzeit sollte geprüft werden ob die geplante Leistung seitens der Bildungsbeauftragten und seitens der Teilnehmer erbracht wird. Dank der lückenlosen Erfassung von Stundenplan-Daten durch das elektronische Klassenbuch ist es möglich, den aktuellen Status der Kursdaten und Teilnehmerdaten zu sehen und rechtzeitig darauf zu reagieren.
Der Dozent sieht welche Themen noch offen sind und wie viel Zeit bleibt um diese zu unterrichten. Gleichzeitig sieht er Kommentare zu dem Lehrplan anderer Dozenten.
Automatische Fehlzeiten Prüfungen (pro Kurs oder Teilnehmer) anhand vordefinierter Schwellwerte warnen, wenn Aktionsbedarf besteht.
Nahtlose Integration aller Bereiche, von Kundenaquise über Anmeldung, bis hin zu Abrechnung und Qualitätssicherung. Bereitstellung von relevanten Daten über eine umfangreiche Benutzerrollenverwaltung. Zugängliche Statistiken und Auswertungen zu aktuellen und vergangenen Prozessen.
Prozesse abbilden und kontrollieren anhand von Pflichtvorgängen, Workflows und Aufgaben. Verwaltungsmitarbeiter entlasten durch optimieren und automatisieren von wiederkehrenden Aufgaben.
Bereitstellung von Teilnehmerergebnissen für Auftraggeber über verschiedene Kanäle. Automatische Kontrolle von gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen. Alle geschäftsrelevanten Kennzahlen tagesaktuell einsehbar.
Zentrale Verwaltung von Stammdaten und Korrespondenzen zu Kunden, Lieferanten und Teilnehmern. Serienbriefe, Wiedervorlagen, Auswertungen und Statistiken. Anpassung an die betriebliche Struktur durch beliebig viele
CRMs
edM bietet eine Vielzahl an Features um den Herausforderungen, die sich einer modernen Bildungseinrichtung stellen, gerecht zu werden.
Zahlungsavise für externe Dozenten. Rechnungen an Auftraggeber und Einzelteilnehmer. Export nach DATEV. Übernahme der Zahlungseingänge aus DATEV.
Keine vergessenen Ausgangsrechnungen mehr! Keine lästige Kontrolle von Eingangsrechnungen für externe Dozenten!
Die Teilnehmerabrechnung findet automatisch beim umbuchen eines Teilnehmers auf einen Kurs statt. Preise (Teilnahmekosten plus Zusatzkosten, z.B. Lernmaterial) werden zentral definiert. Verschiedene Arten der Abrechnung (Komplett im Voraus pro Teilnehmer, komplett im Voraus pro Kurs, Anzahlungen) sowie Rechnungsempfänger (Selbstzahler, Zahlung durch Firmen, Zahlung durch Fördergeld) sind möglich. Rabatte und Sonderpreise können berücksichtigt werden.
Die Dozentenabrechnung findet ebenfalls automatisch statt. Ein- oder zweimal im Monat werden anhand der Daten des eKlassenbuchs Zahlungsavisen für externe Dozenten erstellt. Zum gleichen Zeitpunkt werden Gehälter/Statistiken für Angestellte erstellt (Leistungen pro Kostenstelle).
Ausgangsrechnungen sowie Zahlungsavisen/Gehälter werden automatisch an DATEV übergeben. Die Übernahme und Zuordnung der Eingangszahlungen aus DATEV erlaubt dem Vertrieb eine aktuellen Überblick über offene Zahlungen zu erhalten.
Mobile Erfassung von Teilnehmeranwesenheit und Prüfungsergebnissen, Dozentenstunden und Unterrichtsinhalten.
Das elektronische Klassenbuch ermöglicht die Steuerung laufender Lehrdienstleistungen:
Dank der lückenlosen Erfassung von Stundenplan-Daten durch das elektronische Klassenbuch ist es möglich, den aktuellen Status der Kurs- und Teilnehmerdaten einzusehen und rechtzeitig darauf zu reagieren.
SOLL-IST Vergleiche (Umsätze Teilnehmer). Tagesaktueller Überblick über Umsatzbeteiligungen. Statistiken und Kennzahlen.
Die Finanzen und Controlling Datenbank ist ein zentrales Verwaltungs-Werkzeug, welches Kennzahlen aus allen Kurs- und Stundenplanungs-Datenbanken sammelt und auswertet. Finanzen und Controlling bietet einen Tagesaktuellen Überblick aller Umsätze und Umsatzbeteiligungen, sowie Fehlzeiten und Prüfungsergebnissen der Kursteilnehmer. Die Daten können per Kurs/Kurs-Typ/Jahr ausgewertet werden um Trends in bestimmten Bereichen festzustellen.
Automatische Prüfung der Anforderungen eines Kurses bezüglich Fachaufteilung, Dozentenqualifizierung und Platzangebot.
Das edM-System ermöglicht die Konzeption, Lenkung und Überwachung von Lehrdienstleistungen. Folgende Kerndaten können pro Lehrdienstleistungstyp zentral definiert werden:
Das System unterstützt ebenfalls bei der Planung bis auf die Unterrichtseinheit-Ebene:
DATEV, Zeiterfassung, Fahrschuhlprogramm, Kursdaten und Anmeldung Internet, Stundenpläne per SMS/E-Mail.
Das edM-System ist kein geschlossenes System. Informationen aus Zeiterfassungs-Systemen, Fahrschul-Managern und Internet-Anmeldungen können automatisch importiert werden, wohingegen Daten für Internet-Seiten, Kurs-Broschüren und Stundenpläne automatisch exportiert werden können. Das edM-System verfügt über eine vorhandene Schnittstelle für DATEV und den Vogel Fahrschulmanager. Andere Schnittstellen können auf Wünsch programmiert werden.
Beispiele für Schnittstellen um Information aus externen Quellen in edM zu verwenden:
Beispiele für Schnittstellen um die Information aus edM in anderen Anwendungsfällen zu nutzen:
Definition von Pflichtdokumenten und Aufgaben individuell für jeden Kurs. Vollständigkeitskontrolle kann Zeit- oder Ereignisgesteuert sein.
Aufgaben, inklusive Verantwortungsträger, können pro Kurs Typ auf Kurs- oder Teilnehmer-Ebene definiert werden: Die vordefinierten Aufgaben werden zum richtigen Zeitpunkt automatisch erstellt. Die erstellten Vorgaben sind später innerhalb des Veranstaltungs- bzw. Teilnehmer-Dokuments einzusehen. Auch werden täglich E-Mails mit Links zu offenen Aufgaben gesendet. Der Zeitpunkt der Erstellung von Aufgaben kann flexibel gestaltet werden, z.B. x Tage vor Kursbeginn, x Tage nach Teilnahmeende usw...
Jeder Anwendungsbereich hat seine besonderen Facetten. edM hat sich erprobt viele Herausforderungen flexibel zu lösen. Dank der modularen Struktur von edM kann das System flexibel erweitert und skaliert werden.
Das Bildungswerk ist eine Institution welches jedes Semester Kurse aus unterschiedlichen Bereichen anbietet (Z.B.Sport, Kultur, geförderte Eltern-Kind Kurse). Ein Export des Kursangebots für die Erstellung eines Programmheftes
als Printmedium ist verfügbar. Dozenten können über das eKlassenbuch Teilnehmerlisten sowie Ihren persönlichen Stundenplan abrufen.
Kurse in denen ein Führerschein erworben werden kann, stellen durch die Mischung aus Praxis und Theorie eine besondere Herausforderung dar. Die Fahrstunden werden durch einen Fahrschulmanager erfasst. Durch eine Schnittstelle zu
dem Vogel-Fahrschulmanager wird die doppelte Datenerfassung vermieden und erlaubt eine integrierte Abrechnung von Fahrstunden.
Geförderte Maßnahmen müssen zertifiziert werden und haben eine erhöhte Dokumentationspflicht. Solche Maßnahmen können über mehrere Jahre andauern und bedürfen eine Überwachung der Anwesenheit der Teilnehmer. edM unterstützt den
Zertifizierungsprozesses. Der modulare Aufbau von Kursen ist möglich sowie die Verwaltung von Praktikumsplätzen. edM unterstützt die Erstellung von angeforderten Auswertungen durch maßgeschneiderte PDF-Dokumente.
Nach Ende der Regelschulzeit findet eine Betreuung statt. Die Kosten für Betreuung und Mittagessen werden monatlich sowohl Eltern als auch fördernden Institutionen in Rechnung gestellt. Es werden, durch viele Dozenten, AGs an verschiedenen
Standorten angeboten, welche durch ein browsergestütztes Klassenbuchsystem erfasst und abgerechnet werden.
Ein Seminar kann ein oder mehrere Termine umfassen. Diese werden entweder von Firmen gebucht oder als offene Veranstaltung angeboten. Eine automatische Kennzeichnung von Teilnehmern für Fortbildungs- und Auffrischungsseminare ist
möglich. Teilnehmer können sich selbst über das Internet für das Seminar anmelden.
Hier finden Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum educationManager. Nicht fündig geworden? Zögern Sie nicht, uns anzurufen oder eine E-Mail zu senden!
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Ja, mit HCL Notes, wie es seit Juli 2019 heißt, lassen sich auch E-Mails verschicken. Aber die sog. "Groupware" kann noch viel mehr. Hinter Notes & Domino verbirgt sich eine äußerst leistungsfähige Plattform zur Entwicklung von Unternehmensapplikationen. Schwerpunkte liegen dabei in den Bereichen Customer Relationship Management (CRM), Workflows sowie interaktive Web-Anwendungen, also einigen der Kernfunktionen von educationManager.
Auch wenn wir empfehlen, IBM Notes auch für E-Mail und Kalenderfunktionen einzusetzen, so ist dies jedoch nicht verpflichtend. Wie gewohnt kann Microsoft Outlook (oder ein anderes Produkt) für die E-Mail Kommunikation verwendet werden. Dabei haben Sie alternativ auch die Möglichkeit, den Outlook-Client mit Domino Mail zu verbinden.
Der educationManager ist eine Schablone, auf deren Basis wir für und mit unseren Kunden die endgültige Implementierung vornehmen. Neben der einmaligen Lizenz fallen für eDM selbst keine weiteren regelmäßigen Kosten an.
Da jedoch einige Standardprodukte wie bspw. Microsoft Windows, HCL Notes, GFI FlowGate Teil der Lösung sind, können hier je nach Lizenzmodell jährlich die sog. "Software-Maintenance" fällig werden. Sollten Sie sich für ein Hosting-Modell entscheiden, werden diese Kosten in der Regel in die monatlichen Betriebskosten der Server eingerechnet, so dass keine separate Berechnung stattfindet.
Um educationManager in Ihrem Unternehmen einsetzen zu können, gibt es verschiedene Varianten der Installation und des Betriebs. Neben einer klassischen Installation der Software auf (evtl. vorhandenen) Servern und Arbeitsplätzen in ihrem Netzwerk, bieten wir zwei Hostingalternativen an:
Die Unternehmenslösung eDM wurde mit Hilfe der seit vielen Jahren bewährten und zuverlässigen Entwicklungsplattform HCL Notes/Domino (vormals: Lotus Notes bzw. IBM Notes/Domino) entwickelt. Für den Betrieb werden benötigt:
Bildungsdienstleister müssen täglich eine Flut von Daten und Informationen bewältigen: Kerndaten zu Lehrdienstleistungen wie Lehrgängen, Kursen, Maßnahmen, Seminaren, Trainings bzw. Workshops; Anforderungen, Wünsche und Interessen von Sponsoren; Personaldaten und Kompetenzen von internen und externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern; Stammdaten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern; etc. Dazu müssen sie Dokumente sicher und zentral archivieren, sie schnell wiederfinden und Schnittstellen nutzen.
Viele Anforderungen – eine Lösung: Unser Education-Management-System (edM) vereinfacht und beschleunigt die Management-, Geschäfts- und Support-Prozesse von Bildungsdienstleistern. Es automatisiert wiederkehrende Aufgaben, unterstützt bei der Qualitätskontrolle und erleichtert die Eingabe, Pflege und Übertragung von Daten.
