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Microsoft 365, HCL Connections und Notes/Domino: Integration statt Nebeneinander


In vielen Unternehmen leben Notes/Domino als Plattform für E-Mail und Kalender, sowie viele Spezialapplikationen und HCL Connections resp. Microsoft 365 nebeneinander her. Immer mehr Unternehmensinformationen wandern aus der strukturierten und sicheren Notes-Umgebung in die Cloud. Dabei sorgen Fragen nach bspw. Backup & Restore, Wiederfindbarkeit und Revisionssicherheit meist nur für ein Schulterzucken.

Notes/Domino ist eine hervorragende Entwicklungsplattform und sowohl Microsoft 365 als auch HCL Connections bieten die Möglichkeit, via REST-API von Drittanwendungen angesprochen zu werden. Was liegt also näher, als hierüber Notes/Domino mit "der neuen Welt" zu verbinden?

Nun ist eine API ("Application Programmer Interface"), wie der Name schon zum Ausdruck bringen soll, in erster Linie einmal ein Angebot an Entwickler, um mit dem anbietenden System zu kommunizieren. Das heisst, dass anstelle von fertigen Integrationen zwischen zwei Systemen, die lediglich konfiguriert werden müssten, erst einmal ein riesiger Bauchladen von Möglichkeiten bereitgestellt wird, aber noch keine fertige Anwendung.

Für Softwarehersteller wie Microsoft ist das natürlich eine sehr bequeme Angelegenheit, können Sie doch so den Wunsch nach Integration und Koexistenz ihrer Lösungen mit anderen Plattformen und Anwendungen auf die "andere Seite des Tisches" verlagern. Gerade, wenn es um die großen Collaboration-Plattformen geht, bleibt Kunden oftmals nur die Hoffnung übrig, dass die Hersteller von eingesetzten Spezialanwendungen die Notwendigkeit erkennen, hier zu liefern.

Mit Notes/Domino auf der einen und Microsoft 365 auf der anderen Seite haben wir gleich zwei große Plattformen, die sich beide selbst im Zentrum der Unternehmenskommunikation sehen. Während Microsoft 365 über die Graph API in einer strukturierten und dokumentierten Form Zugriff auf seine Applikationslandschaft gewährt, sieht das bei Notes/Domino anders aus. Hier hat man als Entwicklerin oder Entwickler nicht nur ein Dutzend Technologien zur Auswahl, sondern muss aufgrund der Natur der Plattform individuelle Schnittstellen in die eigentliche Datenbank, mit der kommuniziert werden soll, entwickeln. Andererseits ist man so natürlich vollkommen frei in dem, was man macht.

Am Ende des Tages ergeht es uns aber, wie einer Konsumentin oder einem Konsumenten beim Wocheneinkauf. Auf der einen Seite ist da der Discounter, der von jedem Produkt ein bis zwei Varianten im Sortiment hält und auf der anderen der riesige Verbrauchermarkt, der alleine 150 verschiedene Shampoos und 20 verschiedene Spaghetti-Sorten im Regal stehen hat. Man ist schlichtweg von der Größe des Angebots erschlagen. Ein schneller Griff ins Regal ist so kaum möglich und nicht selten geht man mit leeren Händen nach Hause, weil man ja nichts Falsches kaufen möchte.

Im Notes/Domino-Umfeld ist das nicht anders. Während der Hersteller immer mehr Möglichkeiten schafft, um tolle Applikationen und Integrationen zu bauen, wartet die geneigte Kundschaft darauf, dass der Hersteller etwas entwickelt, was sie einfach nur noch in Betrieb nehmen müssen.
Während sich also Kunden und Hersteller wie das Kaninchen und die Schlange gegenseitig beäugen, gibt es noch eine dritte Gruppe. Das sind die vielen Business Partner, die idealerweise nicht nur Lizenzen verkaufen und Intrastruktur betreiben sollen, sondern auch mit tollen und innovativen Produkten Kunden begeistern. Es gab Zeiten, da funktionierte das im Notes/Domino-Umfeld exakt so. Für fast jeden Anwendungsfall gab es das passende Produkt, welches mindestens 80% der Anforderungen abdeckte. Die restlichen 20% wurden im Rahmen eines Projektes individuell für den einzelnen Kunden gelöst.

Einige dieser Produkte und Lösungen versehen ihren Dienst beim Kunden seit Jahrzehnten zuverlässig, sind aber natürlich in die Jahre gekommen, da zuletzt in vielen Unternehmen immer weniger in diese Applikationen investiert wurden. Häufig auch deswegen, weil ein Teil der Kunden darauf wartet, dass der Hersteller ein magisches Produkt liefert, das wie von Zauberhand eine 25 Jahre alte Applikation in ein state-of-the-art-Tool verwandelt und der andere Teil irgendwann mal gesagt bekommen hat, dass man die Notes-Datenbanken bei der eh anstehenden E-Mail-Migration "mal eben" nach Sharepoint & Co. migriert.

Dieses Spiel kann man natürlich endlos so weiterführen und seine Organisation auf viele weitere Jahre lähmen oder aber einen Haufen Geld für einen "technologischen Befreiungsschlag" ausgeben, um dann am Ende mit sehr sehr viel Glück Feature-Parität zur bisherigen Notes-Applikation zu erzielen.

Welche Wege aus diesem Dilemma führen können, möchte ich im Rahmen unseres Blogs aufzeigen. Den ersten Teil möchte ich mit ein paar grundsätzlichen Erwägungen beginnen.
Da man am Anfang einer solchen Reise noch gar nicht so 100% weiß, was eine Plattform wie Microsoft 365 alles leisten kann und welche Funktionen davon überhaupt für einen relevant sind, sollte man als allererstes einmal untersuchen, wo die bisherigen Pain-Points liegen und mit welchen, gerne auch sehr einfachen Funktionen, man den Anwenderinnen und Anwendern am schnellsten helfen könnte.


Wir haben für uns drei Bereiche ausgemacht, die wir in den ersten Versionen einer Schnittstelle umgesetzt wissen wollten:

  • Manuelles oder automatisches Posten von Doclinks in Teams
  • Gemeinsames Bearbeiten von Dateianhängen in Notes-Datenbanken, auch über Organisationsgrenzen hinweg
  • Teilen von Dateien per Link

Warum es ausgerechnet diese Drei geworden sind, erläutere ich dann in dem jeweiligen Folgebeitrag hier im Blog.

Da wir eine Vielzahl von Notes-Datenbanken im Einsatz haben, die unterschiedlicher nicht sein könnten und da wir als Notes-Systemhaus natürlich auch etwas für unsere Kundinnen und Kunden schaffen wollten, haben wir von Anfang an darauf gesetzt, dass eine solche Schnittstelle weder ein one-trick-pony sein darf, noch einen immensen Implementierungsaufwand pro Datenbank nach sich ziehen sollte.

Wir haben uns daher für ein Dreischichten-Modell (Kommunikationslayer, Funktionslayer, Applikationslayer) entschieden, welches uns darüber hinaus noch die Möglichkeit gibt, an andere Plattformen mit überschaubarem Aufwand anzudocken.

In eine bestehende Notes-Applikation übernimmt man zunächst Kommunikations- und Funktionslayer. Der Funktionslayer ist soweit ausgeprägt und mit Sample-Code versehen, um in ganz einfachen Anwendungen ohne komplett ausgeprägten Anwendungslayer auskommen zu können. oder diesen recht einfach erstellen zu können.

Mit diesem Konstrukt lassen sich zusätzliche Funktionen und zusätzliche unterstützte Collaboration-Plattformen einfach nachrüsten.

Parallel zur Entwicklung unserer Collab-Schnittstellen entwickelt GFI gerade ihr CRM komplett neu. Nachdem wir erste Prototypen im aktuellen CRM angeflanscht haben, wird die komplette Funktionalität erstmals im im Sommer erwarteten 5.0.0-Release zum Einsatz kommen. Erst danach planen wir einen Rollout auf andere Datenbanken im Bestand.

Wer als Notes/Domino-Administrator oder Entwickler vor der Herausforderung steht, in seinem Unternehmen beweisen zu müssen, dass eine Koexistenz von Notes/Domino und Microsoft 365 nicht zwangsläufig nur ein Provisorium ist, sondern sich mit gezielten Investitionen in Notes/Domino auch sehr sinnvolle Synergien ergeben können, sollte sich auf jeden Fall auf Quick-Wins konzentrieren und diese so umsetzen, dass die Vorteile auch von Zweiflern nicht ignoriert werden können.

Hat man diese Hürde genommen, so ist Innehalten das oberste Gebot. Es macht nämlich wirklich keinen Sinn, auf Teufel komm heraus neue Funktionalitäten über 20 Jahre alte Datenbanken zu stülpen. Die Liste der in der Zwischenzeit aufgelaufenen Kritikpunkte dürfte sicherlich etwas länger sein. Performance, Nutzbarkeit auf dem Smartphone / Tablet und Browserfähigkeit sind nur einige der typischen Punkte. Auch hier hat HCL inzwischen eine ganze Menge zu bieten. Hier empfiehlt es sich ebenfalls im Rahmen eines Proof-of-concepts die Leistungsfähigkeit von Notes/Domino und der neuen NOMAD-Clients unter Beweis zu stellen.

Mit soviel Rückenwind lässt es sich dann wesentliche einfacher in Beratungen über eine grundsätzliche Modernisierung der Applikationen im Bestand einsteigen.

Ich hoffe, dass ich ein wenig Ihre Neugier wecken konnte und stehe jederzeit gerne mit Rat, Tat und Sourcecode zur Verfügung.

Marc-Oliver Schaake

Geschäftsführung - Consulting - Projektmanagement - Development
Lotus Notes Consultant & Entwickler seit 1995
  • SAP to Notes-Projekte
  • Verantwortlich für Produktentwicklung