Im letzten Beitrag habe ich Möglichkeiten vorgestellt, wie sich eine bewährte Funktion von HCL Notes, der Doclink, in Collaboration Suites wie bspw. HCL Connections oder Microsoft 365 (MS Teams) integrieren lässt. 
Heute möchte ich eine andere sehr praktische Funktion des HCL Notes-Clients beleuchten und wie man diese mit HCL Connections Docs resp. Microsoft Sharepoint/Teams nutzen kann. 

Es gibt wohl kaum eine Notes-Anwendung, in der nicht mindestens eine Maske ein sog. Richttext-Feld besitzt. In ein solches Feld können Anwender beliebig formatierten Text, Bilder und Dateianhänge einfügen. Dateianhänge lassen sich, einmal dort abgelegt, direkt aus dem Client heraus mit der dafür vorgesehenen Anwendung bearbeiten. Speichert man das Notes-Dokument, so wird automatisch die aktualisierte Version des Dateianhangs mit gesichert. Gerade Dokumentenmanagement und CRM-Systeme nutzen diese Funktion. Eine einfache Dokumentenbibliothek liegt dem Notes-Client seit jeher als Schablone bei. 
 
Vom Prinzip her eine tolle Sache. Jedoch hat sich die Art und Weise der Zusammenarbeit in den letzten Jahren stark verändert. Dokumente werden nicht mehr nur von einer Person erstellt und ggf. von weiteren Mitarbeitern ergänzt und korrigiert. Inzwischen hat sich das sog. Co-Editing etabliert. Dabei können Office-Dateien von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Im Browser oder im lokal installierten Office-Paket. Überarbeitungen und Kommentare werden live allen Beteiligten angezeigt. 
 
Was bisher fehlte: Eine bequeme Lösung, um in Notes-Anwendungen gespeicherte Anhänge gemeinsam bearbeiten zu können. Genau hier setzt unser SNS-Collaboration-API-Toolkit an. Dieses Toolkit bietet die Möglichkeit, Dateianhänge aus einem Notes-Dokument nach HCL Connections Docs oder Microsoft Teams in ein beliebiges Team und sich darunter befindenden Channels hochzuladen.

Hier ein Beispiel zur Bearbeitung eines in HCL Notes eingebundenen MS Word-Dokumentes, das mittels HCL Connections oder MS Teams/Sharepoint bearbeitet werden kann.

Zunächst wird das Dokument in Notes ausgecheckt.




Dann wird in einem Auswahldialog gewählt, wo das Dokument bearbeitet werden soll.



Während des Uploads wird gleich ein Sharing-Link generiert, mit dem berechtigte Nutzer direkt auf die Datei zugreifen können.



Nach Klick auf Yes kann die Datei in HCL Connections Docs im Browser bearbeitet werden.



Weitere Kollegen, die das Dokument bearbeiten wollen, finden die entsprechende Benachrichtigung beispielsweise auf der HCL Connections Startseite.



Sinnvollerweise sollte das Notes-Dokument im ausgecheckten Zustand vor Bearbeitung geschützt werden. 

Hier unterscheiden sich die Zielsysteme wie folgt: Bei HCL Connections Docs findet die Bearbeitung ausschließlich im Browser statt. Diese Funktion können sowohl interne als auch Gastbenutzer verwenden. Im Microsoft-Umfeld können im selben Tenant registrierte Nutzer wählen, ob die Bearbeitung innerhalb des Teams-Clients, Sharepoint im Browser oder durch das lokal installierte Office-Paket stattfinden soll. Gastbenutzer können aber immerhin via Teams auf die Datei zugreifen und im lokal installierten Office-Paket bearbeiten. Somit steht bei beiden Plattformen ein firmenübergreifendes Arbeiten in Projekten nichts entgegen. 


Auschecken MS Teams



Die Datei kann jetzt unter Dateien gefunden



und von mehreren Personen bearbeitet werden.



Nach Abschluss der Bearbeitung kann das Dokument wieder in die Notes-Datenbank eingecheckt und auf Wunsch aus der Collaboration Suite entfernt werden.



Ein regelmäßig laufender Task kann auf Wunsch Sicherungen des jeweiligen Bearbeitungsstand nach Notes übertragen. 
 
Das SNS-Collaboration-API-Toolkit bietet auch für diese Funktionalität drei verschiedene Ebenen. Die unterste Ebene stellt einzelne Funktionen für den Austausch mit Microsoft 365, HCL Connections und Slack bereit. Die mittlere Ebene stellt einfache Funktionen als Muster bereit, mit denen Entwickler die API in ihre eigenen Notes-Anwendungen integrieren können. Die obere Ebene ist Teil unserer SNS-Anwendungssuite und nutzt zur Kommunikation die in den SNS-Anwendungen abgelegten Konfigurationsdaten.

Diese Funktionalität steht übrigens auf allen Endgeräte-Plattformen zur Verfügung: Microsoft Windows, macOS und via NOMAD auch im Webbrowser oder auf mobilen Endgeräten!