2021
Feb
11
"GFI goes Virtual" - Auf dem Weg in eine (fast) bürolose Zukunft
Der eine oder andere wird bereits die News auf unserer Webseite gesehen oder sich über die neue E-Mail Signatur gewundert haben. Wir haben uns im Januar 2021 dazu entschieden, die Geschäftsstelle in Duisburg aufzugeben und in Zukunft ausschließlich auf "Remote Work" zu setzen. Wie es dazu kam und was das für unsere Kundinnen und Kunden, Partner und Mitarbeitenden bedeutet, möchte ich in diesem ersten Beitrag näher bringen.
Die Vorgeschichte
Bereits seit Jahren arbeitet ein wesentlicher Teil der GFI für Sie aus dem sog. "Homeoffice" oder auch den Geschäftsstellen unserer KIAG Partnerunternehmen. Unsere IT-Systeme, allen voran HCL Notes, aber auch SAP, Connections, BlackBerry Workspaces laufen seit jeher entweder in unserem Rechenzentrum in Düsseldorf oder bei entsprechenden (Private-) Cloud-Anbietern. Dank der Kommunikationslösung von pascom - Telefonanlage wäre hier wirklich untertrieben - sind wir an jedem Ort der Erde unter den bekannten Rufnummern erreichbar und können uns darüber flexibel in Hotlines ein- und ausbuchen und das ganz ohne das Schalten irgendwelcher wilden Rufumleitungen auf Mobiltelefone. Dabei kommen wahlweise reguläre Tischtelefone, Desktop-Clients oder eine App für das Smartphone zum Einsatz.
So war es dann auch technisch kein Problem, angesichts der sich zuspitzenden Corona-Pandemie im März 2020 binnen zwei Arbeitstagen alle Kolleginnen und Kollegen, die bis dato noch regelmäßig in unserer Duisburger Betriebsstätte tätig waren, ebenfalls nach Hause zu schicken.
Einige von uns haben, nachdem sie es sich in der neuen Arbeitsumgebung einigermaßen eingerichtet hatten, Blogposts über "ihr Homeoffice" veröffentlicht. Die bereits veröffentlichten Posts befinden sich hier:
https://web.kiag.net/gfi/gfi_de_blog/?open&tag=Homeoffice%20Tagebuch
Die Reihe werden wir in Zukunft auch im Hinblick auf das, was sich sonst noch so verändert, fortsetzen. Das Abonnieren unseres Blogs lohnt sich also!
Das Corona-Jahr 2020
Nach rund fünf Monaten im Pandemie-Modus haben wir im August eine Online-Umfrage - realisiert mit HCL Domino Volt - unter den Mitarbeitenden gestartet. Diese zweite, nach 2007, erneut durchgeführte "Büro-Umfrage" umfasste eine Vielzahl von Themen:
Neben viel wertvollem Input der Teilnehmenden stach vor allem eine Zahl ins Auge: 81% der Befragten wollten auch in Zukunft nur noch zu "besonderen Anlässen" in die Niederlassung kommen. Knapp über 90% konnten sich auch den kompletten Verzicht auf das Ruhrorter Büro vorstellen.
Unter Berücksichtigung dieser eindeutigen Präferenzen und der sonstigen Umfrageergebnisse war für uns im September schon klar, dass unsere Zukunft nicht in der Dammstraße liegen wird. Nach internen Beratungen haben wir uns im November in der Geschäftsführung endgültig dazu entschieden, den bestehenden Mietvertrag für das Büro zu kündigen und für "die Zeit nach Corona" gemeinsam andere Konzepte zu entwickeln.
Kick-off des Projekts "GFI goes Virtual" im Januar 2021
Mitte Januar haben wir uns alle erneut via Zoom zu einem Kick-off für das Projekt mit dem Arbeitstitel "GFI goes Virtual" getroffen. Mit weiteren fünf Monaten Abstand ging es nun hauptsächlich um die weitere Nutzung der Räumlichkeiten in der Dammstraße bis zum Ende des Mietvertrags, welches noch eine Weile hin ist.
Zur Diskussion standen auch hier wieder die in der Umfrage vom August vorgestellten Arbeitsplatzkonzepte, die mit überschaubaren Umbauaufwänden hätten realisiert werden können und uns Erfahrungswerte u.a. bzgl. des zukünftigen Raumbedarfs hätten liefern sollen.
Ob es nun zehn Monate Entwöhnung von der Arbeit im Büro waren oder auch die Tatsache, dass auch heute ein Ende der Corona-Pandemie nicht absehbar ist, lässt sich nicht eindeutig bestimmen. Jedenfalls stimmte auch hier wieder die größte Mehrheit (81%) dafür, dass wir das Büro leer ziehen und keinen Aufwand mehr in eine Zwischennutzung investieren sollten.
Da wir zuvor ausgeschlossen haben, dass wir bis zum Mietvertragende in einem schleichenden Prozess an einer Art Lost Place arbeiten wollten, bedeutete dieses klare Votum auch, dass wir kurzfristig mit den Schritten zur Auflösung der Betriebsstätte beginnen würden.
Was gerade passiert
Unmittelbar nach dem Kick-off begannen wir mit den notwendigen Schritten zur Aufgabe der Betriebsstätte. Auch wenn es auf den ersten Blick gar nicht so scheint, verbergen sich hinter so einem Projekt eine Vielzahl von größeren, kleineren und sehr kleinen Aufgaben, die aber allesamt wichtig sind. Ideal, um hier mit einem der beliebten Kanban-Boards zu arbeiten. Wir nutzen hierfür Huddo-Boards als Teil der Enterprise Collaboration-Lösung Connections von HCL.
Nach einigen Tagen des Sammelns von Aufgaben hatte ich bereits den Eindruck, dass wir in Wirklichkeit planen, einen Kernreaktor abzubauen und nicht etwa das Büro eines IT-Dienstleisters. Aber nun gut, das haben wir uns ja so ausgesucht und es soll ja alles reibungslos ablaufen.
Die "heiligen Hallen" lichten sich inzwischen. Viele der Mitarbeitenden nutzten die Gelegenheit, um sich noch etwas Ausstattung für das Heimbüro zu sichern. Einiges an Mobiliar wartet auf die Abholung durch den neuen Eigentümer.
Auch an der Orga-Front geht es voran. Die Umstellung in Richtung Bühl hat bereits begonnen. E-Mail Signaturen, "Briefbögen" (natürlich nur elektronisch), neue Rufnummern und eine erste Überarbeitung der Webseite sind die ersten sichtbaren Zeichen.
Die Vorgeschichte
Bereits seit Jahren arbeitet ein wesentlicher Teil der GFI für Sie aus dem sog. "Homeoffice" oder auch den Geschäftsstellen unserer KIAG Partnerunternehmen. Unsere IT-Systeme, allen voran HCL Notes, aber auch SAP, Connections, BlackBerry Workspaces laufen seit jeher entweder in unserem Rechenzentrum in Düsseldorf oder bei entsprechenden (Private-) Cloud-Anbietern. Dank der Kommunikationslösung von pascom - Telefonanlage wäre hier wirklich untertrieben - sind wir an jedem Ort der Erde unter den bekannten Rufnummern erreichbar und können uns darüber flexibel in Hotlines ein- und ausbuchen und das ganz ohne das Schalten irgendwelcher wilden Rufumleitungen auf Mobiltelefone. Dabei kommen wahlweise reguläre Tischtelefone, Desktop-Clients oder eine App für das Smartphone zum Einsatz.
So war es dann auch technisch kein Problem, angesichts der sich zuspitzenden Corona-Pandemie im März 2020 binnen zwei Arbeitstagen alle Kolleginnen und Kollegen, die bis dato noch regelmäßig in unserer Duisburger Betriebsstätte tätig waren, ebenfalls nach Hause zu schicken.
Einige von uns haben, nachdem sie es sich in der neuen Arbeitsumgebung einigermaßen eingerichtet hatten, Blogposts über "ihr Homeoffice" veröffentlicht. Die bereits veröffentlichten Posts befinden sich hier:
https://web.kiag.net/gfi/gfi_de_blog/?open&tag=Homeoffice%20Tagebuch
Die Reihe werden wir in Zukunft auch im Hinblick auf das, was sich sonst noch so verändert, fortsetzen. Das Abonnieren unseres Blogs lohnt sich also!
Das Corona-Jahr 2020
Nach rund fünf Monaten im Pandemie-Modus haben wir im August eine Online-Umfrage - realisiert mit HCL Domino Volt - unter den Mitarbeitenden gestartet. Diese zweite, nach 2007, erneut durchgeführte "Büro-Umfrage" umfasste eine Vielzahl von Themen:
- Bewertung des aktuellen Büros und dessen Umfeld in Duisburg-Ruhrort
- Wünsche an einen evtl. neuen Standort
- Vorstellung und Bewertung verschiedener flexibler Arbeitsplatzmodelle
- Zukünftige Anwesenheit im Büro (Anzahl Tage/Woche, nur bei konkreten Anlässen etc.)
Neben viel wertvollem Input der Teilnehmenden stach vor allem eine Zahl ins Auge: 81% der Befragten wollten auch in Zukunft nur noch zu "besonderen Anlässen" in die Niederlassung kommen. Knapp über 90% konnten sich auch den kompletten Verzicht auf das Ruhrorter Büro vorstellen.
Unter Berücksichtigung dieser eindeutigen Präferenzen und der sonstigen Umfrageergebnisse war für uns im September schon klar, dass unsere Zukunft nicht in der Dammstraße liegen wird. Nach internen Beratungen haben wir uns im November in der Geschäftsführung endgültig dazu entschieden, den bestehenden Mietvertrag für das Büro zu kündigen und für "die Zeit nach Corona" gemeinsam andere Konzepte zu entwickeln.
Kick-off des Projekts "GFI goes Virtual" im Januar 2021
Mitte Januar haben wir uns alle erneut via Zoom zu einem Kick-off für das Projekt mit dem Arbeitstitel "GFI goes Virtual" getroffen. Mit weiteren fünf Monaten Abstand ging es nun hauptsächlich um die weitere Nutzung der Räumlichkeiten in der Dammstraße bis zum Ende des Mietvertrags, welches noch eine Weile hin ist.
Zur Diskussion standen auch hier wieder die in der Umfrage vom August vorgestellten Arbeitsplatzkonzepte, die mit überschaubaren Umbauaufwänden hätten realisiert werden können und uns Erfahrungswerte u.a. bzgl. des zukünftigen Raumbedarfs hätten liefern sollen.
Ob es nun zehn Monate Entwöhnung von der Arbeit im Büro waren oder auch die Tatsache, dass auch heute ein Ende der Corona-Pandemie nicht absehbar ist, lässt sich nicht eindeutig bestimmen. Jedenfalls stimmte auch hier wieder die größte Mehrheit (81%) dafür, dass wir das Büro leer ziehen und keinen Aufwand mehr in eine Zwischennutzung investieren sollten.
Da wir zuvor ausgeschlossen haben, dass wir bis zum Mietvertragende in einem schleichenden Prozess an einer Art Lost Place arbeiten wollten, bedeutete dieses klare Votum auch, dass wir kurzfristig mit den Schritten zur Auflösung der Betriebsstätte beginnen würden.
Was gerade passiert
Unmittelbar nach dem Kick-off begannen wir mit den notwendigen Schritten zur Aufgabe der Betriebsstätte. Auch wenn es auf den ersten Blick gar nicht so scheint, verbergen sich hinter so einem Projekt eine Vielzahl von größeren, kleineren und sehr kleinen Aufgaben, die aber allesamt wichtig sind. Ideal, um hier mit einem der beliebten Kanban-Boards zu arbeiten. Wir nutzen hierfür Huddo-Boards als Teil der Enterprise Collaboration-Lösung Connections von HCL.
Nach einigen Tagen des Sammelns von Aufgaben hatte ich bereits den Eindruck, dass wir in Wirklichkeit planen, einen Kernreaktor abzubauen und nicht etwa das Büro eines IT-Dienstleisters. Aber nun gut, das haben wir uns ja so ausgesucht und es soll ja alles reibungslos ablaufen.
Die "heiligen Hallen" lichten sich inzwischen. Viele der Mitarbeitenden nutzten die Gelegenheit, um sich noch etwas Ausstattung für das Heimbüro zu sichern. Einiges an Mobiliar wartet auf die Abholung durch den neuen Eigentümer.
Auch an der Orga-Front geht es voran. Die Umstellung in Richtung Bühl hat bereits begonnen. E-Mail Signaturen, "Briefbögen" (natürlich nur elektronisch), neue Rufnummern und eine erste Überarbeitung der Webseite sind die ersten sichtbaren Zeichen.
Bühl? Wo liegt das überhaupt?
Neben den meisten anderen KIAG.net-Unternehmen hat auch die GFI bereits seit 2009 ihren Hauptsitz in Bühl (Baden). Während fast alle Eingangsrechnungen von Lieferanten seit Ewigkeiten direkt nach Bühl geschickt werden, wissen wahrscheinlich die wenigsten unserer Kundinnen und Kunden, dass wir dort seit Jahren unseren Hauptsitz haben. Also hier ein paar Worte zu unserer "neuen, alten Heimat":
Bühl liegt ca. 10 km südwestlich von Baden-Baden im schönen Schwarzwald und ist mit knapp 30.000 Einwohnerinnen und Einwohnern eine sog. "Große Kreisstadt" im Landkreis Rastatt. Entlang der Achse Karlsruhe-Basel gelegen, erreicht man Bühl ebenso bequem mit der Bahn wie mit dem Auto über die A5.
Neben einigen großen international bekannten Unternehmen, ist die Region vom Weinbau geprägt. Baden ist das drittgrößte Weinanbaugebiet in Deutschland.
Den Volleyball-Fans sollte Bühl sowieso ein Begriff sein. Die Herrenmannschaft der Bisons spielt in der ersten Bundesliga und befindet sich nach aktuell 16 Spielen auf Platz 7.
Was ändert sich für unsere Kundinnen und Kunden?
Kurz gesagt: Nicht viel. Irgendwann werden die Duisburger Rufnummern abgeschaltet werden und es gilt, sich die neuen Bühler Rufnummern abzuspeichern. Bzgl. evtl. anfallender Brief- und Paketsendungen für Mitarbeitende der GFI müssen natürlich Absprachen getroffen werden. Ansonsten freuen sich unsere Backoffice-Mitarbeiterinnen in Bühl sicherlich über dort aufschlagende "Fresspakete".
Aufgrund der äußerst geringen Besucherfrequenz in unseren Ruhrorter Räumen, dürfte auch der Entfall der Möglichkeit "mal eben auf einen Kaffee" vorbeischauen zu können, verschmerzbar sein. Unsere Mitarbeitenden sind natürlich jederzeit weiter "aus der Region" für Sie vor Ort.
So ganz ohne Büro? Wirklich?
Abgesehen von unserem Firmensitz Bühl, der uns die Möglichkeit für Meetings und Schulungen bietet, unterhalten zwei unserer Partnerunternehmen im KIAG.net Betriebsstätten in Monheim am Rhein und in der Kölner Innenstadt, die auch den anderen KIAG-Unternehmen zur Verfügung stehen.
Schwerpunktmäßig werden wir uns aber "nach Corona" eher moderneren Formen der Teamarbeit zuwenden. Dort, wo Video-Konferenzen nicht zielführend sind, werden wir verstärkt regional bspw. auf die Nutzung von Co-Working-Angeboten zurückgreifen. Die Erfahrung hat uns gelehrt, dass zu kreativen Prozessen auch eine Umgebung gehört, die diese fördert. Ich bin mir sicher, dass es hierüber in Zukunft mehr auf diesem Blog zu lesen geben wird!
Was passiert als Nächstes
Viele der organisatorischen Dinge laufen parallel neben der sonstigen Arbeit eher unauffällig im Hintergrund. Der nächste "sichtbare" Meilenstein wird das Umstellen der ausgehenden Rufnummern sein (07223/9 56 58 - <Durchwahl>) sowie das Schalten einer Ansage bei auf dem Duisburger Amtskopf eingehenden Gespräche.
Die Räume in der Dammstr. sollten dann zum 31.03.2021 "besenrein" sein. Mal sehen, ob dieser Teil des Plans aufgehen wird ;-)
Mehr zu "GFI goes Virtual"
Wann immer es etwas zu berichten gibt und es die Zeit erlaubt, werden wir hier Insights über den Projektfortschritt veröffentlichen. Natürlich stehen wir auch jederzeit gerne telefonisch, per E-Mail oder auf unseren Social Media-Kanälen für Fragen und Auskünfte zur Verfügung!
Abgesehen von unserem Firmensitz Bühl, der uns die Möglichkeit für Meetings und Schulungen bietet, unterhalten zwei unserer Partnerunternehmen im KIAG.net Betriebsstätten in Monheim am Rhein und in der Kölner Innenstadt, die auch den anderen KIAG-Unternehmen zur Verfügung stehen.
Schwerpunktmäßig werden wir uns aber "nach Corona" eher moderneren Formen der Teamarbeit zuwenden. Dort, wo Video-Konferenzen nicht zielführend sind, werden wir verstärkt regional bspw. auf die Nutzung von Co-Working-Angeboten zurückgreifen. Die Erfahrung hat uns gelehrt, dass zu kreativen Prozessen auch eine Umgebung gehört, die diese fördert. Ich bin mir sicher, dass es hierüber in Zukunft mehr auf diesem Blog zu lesen geben wird!
Was passiert als Nächstes
Viele der organisatorischen Dinge laufen parallel neben der sonstigen Arbeit eher unauffällig im Hintergrund. Der nächste "sichtbare" Meilenstein wird das Umstellen der ausgehenden Rufnummern sein (07223/9 56 58 - <Durchwahl>) sowie das Schalten einer Ansage bei auf dem Duisburger Amtskopf eingehenden Gespräche.
Die Räume in der Dammstr. sollten dann zum 31.03.2021 "besenrein" sein. Mal sehen, ob dieser Teil des Plans aufgehen wird ;-)
Mehr zu "GFI goes Virtual"
Wann immer es etwas zu berichten gibt und es die Zeit erlaubt, werden wir hier Insights über den Projektfortschritt veröffentlichen. Natürlich stehen wir auch jederzeit gerne telefonisch, per E-Mail oder auf unseren Social Media-Kanälen für Fragen und Auskünfte zur Verfügung!
Marc-Oliver Schaake
Geschäftsführung - Consulting - Projektmanagement - Development
Lotus Notes Consultant & Entwickler seit 1995- SAP to Notes-Projekte
- Verantwortlich für Produktentwicklung