Die Groupware-Plattform HCL Notes ist für viele Unternehmen seit nunmehr 33 Jahren ein treuer Begleiter im Büroalltag. In dieser Zeit haben sich Giga- wenn nicht Terrabytes an Daten in verschiedenen Applikationen angesammelt. Eine große Stärke von Notes war es immer, dass man auf jede beliebige Datenbank, jede Ansicht, ja sogar jedes einzelne Dokument einen Link schicken konnte. Am Einfachsten über eine Aktion im Menü, gerne aber auch manuell in eine E-Mail hineingepastet.

Mit dem Aufkommen neuer Plattformen wie Microsoft Teams und HCL Connections hat sich vieles im Unternehmen verändert. Wie also retten wir dieses geniale Feature von "Lotus Notes" in die Neuzeit?

Im ersten Moment erscheint die Frage banal und mit etwas Notes-Erfahrung würde die Antwort lauten: Ich kopiere die URL des Notes-Dokuments in die Zwischenablage und füge diese in Teams oder Connections ein.

Bereits hier stellen sich einige Fragen:

• Welche URL verwende ich? Notes, NOMAD (Web) oder auf eine Web-Variante meiner Quelldatenbank?
• Wie bringe ich Microsoft Teams dazu, eine URL zu akzeptieren, die mit Notes:// beginnt?
• Welche Informationen gebe ich den Lesern mit, was sich hinter dem Link verbirgt?

Wie wir sehen, bringt uns der schnelle Versuch eines Hacks nicht weiter. Und genau das ist der Grund, warum sich die Benutzer in vielen Unternehmen anders zu helfen wissen:

• Man postet Screenshots aus der Notes-Anwendung
• Dateianhänge werden nach Teams / SharePoint / Connections Files hochgeladen
• Notes-Dokumente werden parallel per E-Mail weitergeleitet

Am Ende sieht es dann häufig so aus, dass "neue" Daten ihren Weg nicht mehr in die bestehende Notes-Anwendung finden und man auf der Suche nach Informationen zu Projekten und Produkten meist an mehreren Stellen schauen muss.

Man sieht: So einfach ist es nun doch nicht. Aber es gibt auch hierfür eine Lösung. Sowohl Microsoft Teams (über die Graph API), HCL Connections als auch Slack erlauben es, programmatisch Posts in der jeweiligen Plattform zu erzeugen. Diese können nicht nur einen Link erhalten, sondern idealerweise auch Informationen über das, was einem hinter diesem Link erwartet oder sogar einen Hinweis auf eine anstehende Aufgabe.

Wie kann so etwas aussehen?

Über eine Aktion in der Notes-Datenbank bieten wir den Anwendern verschiedene Optionen zum Teilen eines Dokuments. Im folgenden Screenshot habe ich beispielhaft das Teilen-Menü unseres Notes-basierten CRM abgebildet:



Aus einer Liste mit zur Verfügung stehenden "Kanälen" wähle ich das Ziel für den Link, kann die Bezeichnung anpassen und ggf. noch einen Bearbeitungshinweis mitgeben. Je nach Plattform sieht das Ergebnis leicht unterschiedlich aus, beinhaltet aber die selben Informationen.

Slack Channel:


Microblog-Post in einer HCL Connections-Community:


Post ein einem Microsoft-Teams Channel:

Wie wir sehen, kann es dem Notes-Benutzer ganz gleich sein, ob es sich beim Zielsystem um Slack, Connections oder Teams handelt. Die Vorgehensweise ist immer die Gleiche. Dies ist immer dann vom Vorteil, wenn im Unternehmen unterschiedliche Collaboration-Plattformen im Einsatz sind.

Was benötige ich für eine solche Integration?
Technisch gesehen, muss man lediglich die vom Hersteller des Zielsystems bereitgestellte API in seine Notes-Anwendung integrieren und den Content passend zu den Möglichkeiten der jeweiligen Zielsysteme aufbereiten. Auch sollte man sich Gedanken darüber machen, welche Communities/Teams in welcher Notes-Anwendung zur Auswahl stehen sollen. Niemand möchte wirklich durch eine Liste von 500 möglichen Kanälen scrollen.

Am Schnellsten geht es, wenn Sie das SNS-Collaboration-API-Toolkit von GFI verwenden. Dieses Kit beinhaltet alles, was man zum Posten von Inhalten nach Connections, Teams und Slack benötigt. Und noch viel mehr.

Anhand einfacher Code-Beispiele in LotusScript wird die Funktionsweise erläutert. Gerne führen wir die Integration in ihre Datenbanken für Sie durch.