Nicht erst seit gestern stehen Themen wie Heimarbeit oder Business Continuity regelmäßig im öffentlichen Fokus. Egal, ob es um die Vereinbarkeit von Familie und Beruf geht oder um das Entzerren der Pendlerströme und Reduktion von CO2: Beispiele aus den Niederlanden ("Recht auf Heimarbeit") oder Skandinavien werden immer wieder als Vorbild auch für deutsche Unternehmen herangezogen, die häufig noch von einer Präsenzkultur geprägt sind oder vom Betriebsrat strenge Auflagen für die Arbeit von zuhause aus auferlegt bekommen haben, insofern überhaupt die technische Infrastruktur ein sinnvolles Remote-Arbeiten erlaubt. Mit der DS-GVO und der häufig in AVV-Vereinbarungen untersagten Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der definierten Betriebsgelände, kam 2018 noch ein weiterer Stolperstein hinzu. Auch mit Business Continuity dürften die meisten von uns eher die Absicherung von Risiken für den IT-Betrieb bei Naturkatastrophen verbinden, wie sie im Rahmen des Klimawandels immer häufiger zu erwarten sein dürften.

Natürlich ist Heimarbeit nicht in allen Berufsgruppen möglich und auch nicht dauerhaft wünschenswert. Im Zuge der Klimadebatte und dem Motto "Every little helps" (Werbeclaim der britischen Supermarktkette "Tesco") würde es aber schon einen erheblichen Beitrag leisten, wenn ein großer Teil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht allmorgendlich mit dem Auto ins Büro pendeln müsste, um dort acht Stunden vor dem Bildschirm zu sitzen und Tätigkeiten auszuführen, die man von überall auf der Welt erbringen könnte. Selbst in ehemals papierlastigen Abteilungen wie der Buchhaltung regieren inzwischen PDF-Belege, Rechnungsschnittstellen und optische Archive. Alles, was es braucht, und was man vielleicht nicht im nächsten Starbucks findet, ist ein zweiter Bildschirm.

Persönlich ziehe ich es auch vor, Kunden zu besuchen und Meetings vor Ort stattfinden zu lassen. Telefon- und Videokonferenzen sind OK, wenn man sich irgendwo mitten im Projekt befindet und es gilt, Details abzustimmen. Das gleiche gilt auch für interne Meetings. Eine solche persönliche Präferenz stellt aber kein Hinderungsgrund dar, dies nicht für eine Weile anders zu handhaben.

Corona-Krise
Mitten in diese Dauerdiskussion platzt der Ausbruch des Coronavirus und die damit verbundenen Maßnahmen zur Verlangsamung dessen Verbreitung. Wir bei GFI haben uns am Donnerstag den 12.03. dazu entschieden, unser Duisburger Büro ab der kommenden Woche nur noch in Notbesetzung mit einer Person zu betreiben. Alle anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, so sie es nicht eh schon dauerhaft oder gelegentlich tun, wurden gebeten von zuhause aus zu arbeiten und nach Möglichkeit keine Vor-Ort-Termine in der nächsten Zeit wahrzunehmen.

Eine Entscheidung, die uns heute im Jahr 2020 nicht sonderlich schwer gefallen ist und deren Vorbereitung im Wesentlichen aus dem Schreiben einer Rundmail bestand. Bis dahin war es ein weiter Weg, sowohl technisch als auch kulturell, auf den ich Euch gerne mitnehmen möchte.

Die GFI feiert dieses Jahr ihr 25-jähriges Bestehen und ist damit natürlich kein Startup mehr. Auch haben wir unsere ersten Geschäftsjahre nicht in irgendeinem Coworking-Café oder am Strand verbracht. Was uns Gründer Carsten Born, Carsten Hahn und mich aber einte, war das Interesse an Telekommunikation und die Liebe zu Lotus Notes.

Lotus Notes - Mobile since 1989
Notes erlaubte es damals bereits, mit Unternehmensdaten völlig offline produktiv zu arbeiten und zu gegebener Zeit mit einem Server abzugleichen. Ob es sich dabei um ein zentrales System in einem Rechenzentrum handelte oder um einen kleinen Mini-Tower, der in irgendeiner Lokation am anderen Ende der Welt in einem Putzraum stand, war völlig egal. Mit einer kleinen Verzögerung konnten dann weltweit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem gleichen Datenstand arbeiten. Dieser Mechanismus zur Datenreplikation funktioniert noch heute in der gleichen Art und Weise, wie zum Zeitpunkt seiner Entwicklung in den 1980ern, nur sind Frame-Relay-Leitungen, US Robotics-Modems und Einwählpunkte von CompuServe längst dem IP-basierten Internet gewichen.

Mit Notes-Datenbanken haben wir immer schon unsere Kundendaten verwaltet, Leistungsnachweise erfasst, Projekte dokumentiert und früher auch Rechnungen geschrieben. Wesentliche Teile des Datenbestands trägt jeder GFI´ler in Form von lokal verschlüsselten Dateien auf dem Dienstnotebook stets bei sich. Die letzten E-Mails an den Kunden, das PDF mit dem Angebot aber auch die offenen Service-Tickets lassen sich so völlig ohne Internetverbindung auf den Bildschirm bringen. Inzwischen gibt es aber auch eine Browserbasierte Lösung für Smartphones und Tablets. Diese verlangt allerdings Online-Zugriff auf einen unserer Server.

Bereits am dem ersten Tag unserem Bestehens haben wir Telefaxe mit Hilfe eines Faxservers, zunächst Tobit Faxware für Novell Netware 3.12, empfangen und versendet. Neben einem Fax-Client auf dem PC wurde recht früh die Möglichkeit geschaffen, diese als TIFF oder PDF-Datei per E-Mail zuzustellen. Somit musste schon 1995 niemand mehr neben dem Faxgerät auf den Eingang einer Kundenbestellung warten. Lustigerweise teilt sich 25 Jahre später die Bevölkerung in drei Gruppen auf. In jene, die noch nie ein Faxgerät gesehen haben und mit diesem Begriff überhaupt nichts anfangen können und jenen, deren gesamte Prozesse auch heute noch darauf ausgerichtet sind. Wir gehören leider zur dritten Gruppe, die diese anachronistische Technologie in Zeiten von Voice over IP für Kunden irgendwie am Leben erhalten müssen, was nicht ganz so einfach ist.

Erreichbarkeit als kritischer Faktor
Technisch gab es in der frühen Phase zwei große Problemfelder. Zum einen die zentrale Dateiablage und zum Anderen die telefonische Erreichbarkeit. Neben den Dateien, die sich als Attachments in Notes-Datenbanken befanden, verfügten wir über eine immens große Dateiablage mit Office-Dokumenten., Installationsdateien, Zeichnungen, Fotos und was weiß ich. Diese Dateien lagerten auf Windows-Servern im damaligen Büro. Aufgrund der geringen Bandbreite der ISDN- bzw. frühen DSL-Leitungsn und des immensen Overheads des Microsoft-Dateiprotokolls SMB war ein Fernzugriff so gut wie unmöglich.

Natürlich gab es auch 1995 schon Mobiltelefone. Allerdings dauerte es bis in die frühen Nullerjahre, bis man endlich auch in Deutschland mit einem Handy in der Öffentlichkeit nicht angeschaut wurde, als ob man frisch vom Mars gelandet sei. Ein Gefühl, was sich auch heute noch erleben lässt, wenn man probiert einen Einkauf für 1,49€ in einem EDEKA-Markt per Karte oder Apple Pay zu begleichen. Die zunächst geringe Verbreitung und die immens hohen Gebühren für Gespräche vom Festnetz zu Mobiltelefonen führte dazu, dass Kunden sehr verhalten dorthin Anrufe tätigten.

Mal ganz abgesehen davon, ist es für Kunden nicht wirklich bequem, wenn sie im Ring-Down-Verfahren eine Liste von Mobilfunkrufnummern durchprobieren müssen, bis sie enen passenden Ansprechpartner erwischen, der ihnen bei ihrem Problem hilft. Man erwartet zu Recht eine Telefonzentrale resp. eine Hotline mit entsprechender Erreichbarkeit und der Möglichkeit, Gespräche zu vermitteln. Die damals verfübaren ISDN-Telefonanlagen wie unsere Telex.PBX konnte maximal eine Rufweiterleitung zu einem Mobiltelefon bereitstellen. Das war es dann aber auch.

Das Büro als Treffpunkt
Abgesehen von Einschränkungen durch fehlende Technologie war das gemeinsame Büro aber auch ein Treffpunkt. Häufig saßen wir abends nach Arbeit noch länger dort, tranken ein Bier und quatschten. Meistens ging es von dann auch noch gemeinsam in ein Restaurant oder eine Kneipe. Auch am Wochenende brannte dort häufig Licht. Da wir alle mehr oder weniger in der Nähe wohnten, kam auch niemand auf die Idee, um Zeit zu sparen, von zuhause aus arbeiten zu wollen, falls sich nicht gerade ein Handwerker angekündigt hat.

Kooperation im KIAG.net als Treiber
Mit der Übernahme der Notes-Entwicklung von unserem KIAG-Partner cpmo und gemeinsamen Kundenprojekten mit der KAMMACHI Consulting begann hier langsam, aber sicher eine Veränderung. Auf einmal wohnten nicht mehr alle Teammitglieder in der Nähe. Lang laufende Kundenprojekte erforderten unterwöchige Präsenz vor Ort und das in Berlin, Freiburg, Darmstadt oder Mannheim.

Die Räumlichkeiten im damaligen Gewerbegebiet Duisburg-Neuenkamp entsprachen bald auch nicht mehr den Anforderungen und unseren Ansprüchen. Durch die Übernahme der Webhosting-Kunden der cpmo stapelten sich inzwischen eine ganze Menge Server in unseren Räumen, die man nicht mal so einfach von einem Ort zum anderen umziehen kann, ohne dass eine längere Downtime zu erwarten gewesen wäre. Das war dann auch der Startschuss für das erste unserer Transformationsprojekte.

Ab ins Rechenzentrum
Nach einem längeren Auswahlprozess haben wir uns für ein Rechenzentrum in Nähe des Düsseldorfer Flughafens entschieden, wo wir eine sog. "Co-Location" für uns errichtet haben. Duisburg kam zu der Zeit als Standort nicht in Frage, weil die für uns wichtigen Hardware-Hersteller den für den Hosting-Betrieb notwendigen Vor-Ort-Support nicht in der erforderlichen Zeit erbringen konnten.

Wie bei vielen anderen Unternehmen auch, wurden bisherige Einzelsysteme mit Hilfe von VMWare ESX oder vergleichbaren Produkten virtualisiert und mit SAN-Speicher ausgestattet. So ein Cluster bietet eine höhere Ausfallsicherheit und erlaubt auch den Tausch von Hardware bei laufendem Betrieb, indem die jeweiligen virtuellen Maschinen auf einen der verbliebenen Clusterpartner verschoben werden können.

Am Ende blieben übrig: Ein Fileserver, ein Lotus Domino-Server, Firewall und Telefonanlage als produktive Systeme, sowie noch etwas Backup- und Testhardware. Alles Systeme, die sich am Tag des Umzugs bequem herunterfahren ließen um sie an unserem neuen Standort in Duisburg-Ruhrort in Ruhe wieder in Betrieb zu nehmen.

Auch wenn der Fileserver aus den ersten Tagen genau wie die Faxgeräte einfach nicht tot zu kriegen ist, so befindet sich der Großteil des Dateibestands heute längst in Systemen wie NextCloud oder BlackBerry Workspaces im Rechenzentrum.

Die Teles.PBX aus den Anfangstagen war längst einer SIEMENS HiPath-Hybrid-Anlage gewichen, die man aber im Nachhinein getrost auch als PITA-Produkt ("Pain in the Ass") bezeichnen konnte, wenn es ums Thema Standortvernetzung und mobiles Arbeiten geht. Abhilfe hat hier der Wechsel zu pascom gebracht, deren damals noch MobyDick genannte Lösung die Anforderungen für die Anbindung der Außenstandorte drastisch gesenkt hatte. Auf einmal war es möglich, sich an jedem beliebigen Telefon in egal welchem Büro mit seinen Daten anzumelden. Seit Langem gibt es auch Clients für iOS und Android. Mehr Informationen dazu, findet Ihr in folgenden Blogposts:

• Mobiles Arbeiten erfordert die richtigen Tools
• Smartphone und Telefonanlage wachsen weiter zusammen

Langsame Veränderung der Präferenzen
Heimarbeit war für mich zu der Zeit ja schon an der Tagesordnung. Egal, ob aus meiner Duisburger Wohnung für die damals noch in Krefeld residierende cpmo oder aber später, nach meinem 2006 erfolgten Umzug nach Berlin, auch für die GFI. Zu dieser Zeit stießen auch die ersten Kolleginnen und Kollegen zur GFI, die weiter entfernt wohnten. Von München über Bühl, Uetersen in Schleswig-Holstein und etwas später mit meinem Kollegen von der cpmo sogar Warschau, war alles dabei.
Auf der Suche nach einem passenden Objekt für unser neues Büro haben wir eine Umfrage gestartet. Da es damals noch kein Doodle gab, ganz klassisch in einer Lotus Notes-Datenbank. Dabei kam heraus, dass sich von den am Standort Duisburg beschäftigten Heimarbeit eher nicht oder wenn maximal für ein bis zwei Tage pro Woche vorstellen konnten, so dass wir auch hier wieder für jeden einen Schreibtisch einplanen mussten samt etwas Puffer für die Zukunft.

Auch heute wird noch gerne die Anekdote aus dem Jahre 2009 oder 2010 erzählt, in der sich ein langjähriger Mitarbeiter darüber beschwerte, dass mit dem Umzug eines Kollegen in einen anderen Raum ja die Kommunikation aufgrund der langen Wege schwieriger geworden sei.

Inzwischen können wir alle darüber lachen. Auch diejenigen die in der Umfrage 2007 zeitweise Heimarbeit komplett abgelehnt hatten. Arbeit ist dort, wo ein Stuhl, ein Tisch und ein Internet-Anschluss vorhanden ist, auch wenn ich immer noch darauf warte, dass sich der erste irgendwo vom Strand in der Südsee in ein Meeting einwählt.

Fazit
Eine auf Remotearbeit ausgelegte technische Infrastruktur ist die Grundvoraussetzung, damit diese erfolgreich und effizient gelingen kann. Dazu gehören neben vernünftigen Notebooks, Smartphones und einfach zu handhabenden VPN-Zugängen oder Thin-Client Lösungen wie BlackBerry Digital Workplace auch eine entsprechende Telefonanlage wie die von pascom. Unternehmenssoftware, die auch offline nutzbar ist, wie es bspw. Notes basierte CRM-Systeme sind, verwandeln darüber hinaus Reisezeit in der Bahn in Nutzzeit.

Darüber hinaus bedarf es aber auch einer Unternehmenskultur, die darauf ausgelegt ist. Wer als Führungskraft heute noch die reine Anwesenheitszeit bewertet, aber zeitgleich nach Feierabend beantwortete E-Mails und entgegengenommen Kundentelefonate als selbtverständlich ansieht, wird in diesen Tagen sicherlich ganz andere Probleme haben als die Frage, ob der VPN-Server und dessen Anbindung die zusätzliche Last verkraften werden.

Ein Team, welches es seit Jahren gewohnt ist, gleichzeitig am gleichen Ort zu arbeiten, wird auch mit der besten Technologie nicht von heute auf morgen in der Lage sein, ohne Reibungsverluste vom Küchentisch aus zu funktionieren. Die Veränderung begann bei GFI auch damit, dass wir bei Neueinstellungen nicht mehr auf Duisburg als Arbeitsort bestanden haben. Neben der Arbeit im klassischen Homeoffice saßen zwei Kollegen aus dem BlackBerry-Vertrieb zeitweise in einem Coworking-Space in Nürnberg. Eine Kollegin bei KAMMACHI Consulting, die ihrem Ehemann beruflich auf die Fidschi-Inseln gefolgt ist, ist immer noch für KAMMACHI tätig.

Für uns war es ein langer Weg bis zu dem Punkt, an dem es im Krisenfall das Schreiben einer einzigen E-Mail reicht. Gerne helfen wir Euch dabei. Aktuell natürlich nur telefonisch oder per Video-Chat.

Bleibt gesund!